ใบเสร็จรับเงิน vs ใบกำกับภาษี ต่างกันยังไง — ฟรีแลนซ์ต้องออกแบบไหน

เคสที่เจอบ่อยมาก ฟรีแลนซ์ส่งงานเสร็จ ลูกค้าโอนเงินมาแล้ว แล้วฝ่ายบัญชีของลูกค้าทักมาว่า "พี่ขอใบกำกับภาษีหน่อยค่ะ" — งงเลยว่าจะออกยังไง บางคนเลยพิมพ์คำว่า "ใบกำกับภาษี" ลงไปในเอกสารตัวเอง คิดว่าเปลี่ยนชื่อก็จบ

ผิดครับ และอาจมีปัญหาตามมาด้วย เพราะ 2 เอกสารนี้ไม่ใช่แค่ชื่อต่างกัน แต่เงื่อนไขการออกและสิทธิที่ตามมาคนละเรื่องเลย

ตอบสั้นก่อน ใครออกอะไรได้บ้าง

• ฟรีแลนซ์ที่ยังไม่จด VAT: ออกได้แค่ "ใบเสร็จรับเงิน" (Receipt) เท่านั้น
• ฟรีแลนซ์/บริษัทที่จด VAT แล้ว: ออก "ใบกำกับภาษี" (Tax Invoice) ได้ — และจะออกพร้อมใบเสร็จรับเงินในเอกสารฉบับเดียวก็ได้ (เรียกว่า ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน)
• ลูกค้าบริษัทที่ขอใบกำกับภาษี เพราะเขาจะเอาไปขอ VAT คืน 7% จากสรรพากร — ถ้าคุณยังไม่จด VAT คุณออกให้เขาไม่ได้

ใบเสร็จรับเงิน คืออะไร

ใบเสร็จรับเงิน (Receipt) คือเอกสารที่ผู้ขายออกให้หลังรับเงินครบแล้ว เพื่อยืนยันว่ารับเงินจำนวนเท่านี้ จากใครคนนี้ ในวันนี้ จุดประสงค์หลักคือเป็นหลักฐานการชำระเงิน ใครก็ออกได้ ไม่ต้องจดทะเบียนอะไร

ใบเสร็จต้องมีข้อมูลพื้นฐาน 6 อย่าง:

1. เขียนคำว่า "ใบเสร็จรับเงิน" ชัดเจน
2. เลขที่ใบเสร็จ + วันที่
3. ชื่อ/ที่อยู่ผู้รับเงิน (ตัวคุณเอง)
4. ชื่อ/ที่อยู่ผู้จ่ายเงิน
5. รายการที่จ่าย + ยอดเงิน
6. ลายเซ็นผู้รับเงิน (ถ้าทำเป็น PDF ใส่ลายเซ็นภาพได้ หรือเว้นไว้แล้วเซ็นมือ)

ใบกำกับภาษี คืออะไร และทำไมบริษัทถึงต้องการ

ใบกำกับภาษี (Tax Invoice) คือเอกสารพิเศษ ที่ผู้ประกอบการที่จด VAT แล้วเท่านั้นถึงจะออกได้ แสดงว่าได้เก็บ VAT 7% ของรัฐแทนสรรพากรไว้แล้ว

ทำไมบริษัทลูกค้าอยากได้? เพราะเขาเป็นผู้ประกอบการ VAT เหมือนกัน เมื่อเขาซื้อบริการจากคุณ 10,700 บาท (รวม VAT 700) เขาเอาใบกำกับภาษีของคุณไปขอ "Input VAT" คืน 700 บาทจากสรรพากรได้ ถ้าเขาไม่ได้ใบกำกับภาษี = เสีย 700 ทิ้ง บริษัทเลยกวดขันเรื่องนี้มาก

เคสจริง — ฟรีแลนซ์ออกแบบรับงานบริษัท

สมมุติฟรีแลนซ์ออกแบบโลโก้ให้บริษัท A ราคา 5,000 บาท ลองดูว่าจะเกิดอะไรในแต่ละเคส

เคสที่ 1 — ฟรีแลนซ์ยังไม่จด VAT

• ใบแจ้งหนี้: ค่าออกแบบโลโก้ 5,000 บาท (ไม่มี VAT)
• ลูกค้าจ่าย 5,000 บาท
• ออก "ใบเสร็จรับเงิน" 5,000 บาท
• บริษัทเอาไปลงค่าใช้จ่าย 5,000 ได้ (เป็น expense ลด corporate tax) แต่ขอ VAT คืนไม่ได้

เคสที่ 2 — ฟรีแลนซ์จด VAT แล้ว

• ใบแจ้งหนี้: ค่าออกแบบโลโก้ 5,000 + VAT 7% (350) = 5,350 บาท
• ลูกค้าจ่าย 5,350 บาท
• ออก "ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน" 5,350 บาท แยก VAT 350
• บริษัทลงค่าใช้จ่าย 5,000 + ขอ VAT คืน 350 ได้ครบ
• ฟรีแลนซ์ต้องนำส่ง VAT 350 บาทให้สรรพากรในเดือนถัดไป (ผ่าน ภพ.30)

ฟรีแลนซ์ที่ยังไม่จด VAT ทำยังไงได้บ้างเมื่อลูกค้าขอใบกำกับภาษี

บอกตรงๆ ว่าออกไม่ได้ ตามกฎหมายมาตรา 86 ประมวลรัษฎากร ผู้ที่ออกใบกำกับภาษีโดยไม่ได้จดทะเบียน VAT มีโทษทั้งปรับและจำคุก ความเสี่ยงสูงเกินไปที่จะ "แอบออก"

ทางออกที่ทำได้:

1. ออก "ใบเสร็จรับเงิน" ปกติ บอกบริษัทว่าคุณยังไม่จด VAT — ส่วนใหญ่บริษัทเข้าใจ และยอมรับ เพราะใบเสร็จก็ลงเป็นค่าใช้จ่ายได้
2. ถ้าลูกค้ายืนยันต้องเป็นใบกำกับภาษีเท่านั้น (มักเป็นบริษัทใหญ่ที่ procurement เข้มงวด) คุณต้องตัดสินใจว่าคุ้มที่จะจด VAT ไหม — ปกติคุ้มเมื่อลูกค้าระดับนี้เป็น traffic หลักของคุณ
3. หรือถ้ายอดงานเล็กและเป็น one-time แนะนำลูกค้าให้ใช้ vendor ที่จด VAT แทน — ดีกว่าฝืนทั้ง 2 ฝ่าย

BillKub ออกได้แบบไหนบ้าง

• /receipt-maker — ใบเสร็จรับเงินทั่วไป สำหรับฟรีแลนซ์ที่ยังไม่จด VAT
• /invoice-maker — ใบแจ้งหนี้ ใส่ taxId ทั้งผู้ขาย/ผู้ซื้อ + คำนวณ VAT 7% ได้
• ทั้งใบแจ้งหนี้และใบเสร็จมี toggle "ออกเป็นใบกำกับภาษี" — เปิดแล้วหัวเอกสารจะเปลี่ยนเป็น "ใบกำกับภาษี" หรือ "ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน" ตามมาตรา 86/4 ประมวลรัษฎากร พร้อม validate เลขผู้เสียภาษี 13 หลักให้