ใบวางบิลคืออะไร ต่างจากใบแจ้งหนี้ยังไง (ฉบับเข้าใจง่าย)
ใบวางบิลกับใบแจ้งหนี้ต่างกันตรงไหน, ใช้ตอนไหน, ต้องมีข้อมูลอะไร, รอบวางบิลคืออะไร และวิธีออกเอกสารวางบิลออนไลน์ฟรีสำหรับฟรีแลนซ์และร้านค้าที่ส่งของให้บริษัท
พอเริ่มขายของหรือรับงานให้บริษัทใหญ่ คุณจะเจอคำว่า "รอบวางบิล" และถูกขอ "ใบวางบิล" ซึ่งหลายคนสับสนว่าต่างจากใบแจ้งหนี้ยังไง บทความนี้อธิบายให้เคลียร์ พร้อมวิธีออกเอกสารให้ถูกรอบ จะได้ไม่โดนเลื่อนจ่าย
ใบวางบิลคืออะไร
ใบวางบิล (Billing Note) คือเอกสารที่ผู้ขายส่งให้ลูกค้านิติบุคคล เพื่อสรุปยอดที่ต้องเรียกเก็บในรอบนั้น ๆ มักแนบไปกับใบแจ้งหนี้/ใบส่งของ เพื่อให้ฝ่ายบัญชีของลูกค้าตั้งเบิกจ่ายตามรอบ
ใบวางบิลกับใบแจ้งหนี้ ต่างกันตรงไหน
- ใบแจ้งหนี้ (Invoice): แจ้งให้ทราบว่าต้องจ่ายเท่าไรจากการซื้อขาย/จ้างงานครั้งนั้น
- ใบวางบิล (Billing Note): สรุปรวมยอดที่ค้างชำระในรอบ อาจรวมหลายใบแจ้งหนี้เข้าด้วยกัน เพื่อนำไปวางที่ฝ่ายบัญชีตามรอบวางบิล
- ในทางปฏิบัติ ฟรีแลนซ์/ร้านเล็กที่เรียกเก็บครั้งเดียว มักใช้ใบแจ้งหนี้ใบเดียวจบ ไม่จำเป็นต้องมีใบวางบิลแยก
รอบวางบิลคืออะไร ทำไมต้องสนใจ
บริษัทส่วนใหญ่กำหนดวันรับวางบิลและวันจ่ายเงินเป็นรอบ เช่น รับวางบิลทุกวันที่ 25 จ่ายทุกสิ้นเดือนถัดไป ถ้าคุณส่งเอกสารช้ากว่ารอบ เงินจะถูกเลื่อนไปอีกรอบทันที การออกและส่งเอกสารให้ทันรอบจึงสำคัญต่อกระแสเงินสดของคุณมาก
ใบวางบิลต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง
- ชื่อเอกสาร "ใบวางบิล" หรือ "Billing Note"
- เลขที่เอกสาร + วันที่วางบิล
- ข้อมูลผู้ขายและลูกค้า (ชื่อบริษัท, ที่อยู่, เลขผู้เสียภาษี)
- รายการใบแจ้งหนี้ที่นำมารวม: เลขที่, วันที่, ยอดเงินแต่ละใบ
- ยอดรวมที่ต้องชำระทั้งรอบ
- ช่องลงนามผู้วางบิลและผู้รับวางบิล
เคล็ดลับให้ได้เงินตรงรอบ
- ถามรอบวางบิลและเอกสารที่ต้องใช้ตั้งแต่ก่อนเริ่มงาน อย่ารอจนส่งงานเสร็จ
- เตรียมใบแจ้งหนี้/ใบส่งของ/ใบวางบิลให้ครบชุดในไฟล์เดียว ฝ่ายบัญชีจะตั้งเบิกได้เร็ว
- เก็บสำเนาทุกฉบับไว้ตรวจสอบเวลาเงินไม่เข้าตามรอบ
- ใส่ช่องทางชำระเงินให้ชัด เช่น เลขบัญชีหรือ QR PromptPay เพื่อลดข้ออ้างเรื่องโอนผิด
ออกเอกสารวางบิลออนไลน์ฟรีใน BillKub
BillKub ออกใบแจ้งหนี้พร้อมรายการครบถ้วนและฝัง QR PromptPay ได้ฟรี เหมาะกับการเตรียมเอกสารวางบิลให้ลูกค้านิติบุคคล เก็บลูกค้าและรายการสินค้าไว้ใช้ซ้ำทุกรอบได้ ไม่ต้องพิมพ์ใหม่
คำถามที่พบบ่อย
ฟรีแลนซ์จำเป็นต้องออกใบวางบิลไหม
ขึ้นกับลูกค้า ถ้าลูกค้าเป็นบริษัทที่มีรอบวางบิลและขอใบวางบิล ก็ควรออกให้ แต่ถ้าเรียกเก็บครั้งเดียวจบ ใช้ใบแจ้งหนี้ใบเดียวก็เพียงพอ ลองถามฝ่ายบัญชีของลูกค้าตั้งแต่ต้นว่าต้องการเอกสารชุดไหน
ใบวางบิลกับใบส่งของต่างกันไหม
ต่างกัน ใบส่งของ (Delivery Note) ยืนยันว่าส่งสินค้าครบตามรายการ ส่วนใบวางบิลสรุปยอดเงินที่ต้องเก็บในรอบ บางครั้งบริษัทขอทั้งใบส่งของ ใบแจ้งหนี้ และใบวางบิลพร้อมกันเป็นชุดเดียว
วางบิลแล้วกี่วันถึงได้เงิน
แล้วแต่เครดิตเทอมของแต่ละบริษัท พบบ่อยคือ 30, 45 หรือ 60 วันหลังวันวางบิล ควรถามเครดิตเทอมให้ชัดก่อนรับงาน เพื่อวางแผนกระแสเงินสด
ออกใบวางบิลย้อนหลังได้ไหม
ออกได้ตามวันที่ในรอบที่ต้องการวาง แต่ต้องไม่เกินกำหนดรับวางบิลของลูกค้า มิฉะนั้นจะถูกเลื่อนไปรอบถัดไป จึงควรเตรียมเอกสารให้ทันรอบเสมอ