วิธีออกใบแจ้งหนี้สำหรับ freelancer ใน 5 นาที
คู่มือทีละขั้นตอนสำหรับ freelancer ไทย — ใบแจ้งหนี้ต้องมีอะไรบ้าง, ข้อมูลผู้ขาย/ผู้ซื้อ, เลขที่ใบแจ้งหนี้, การคำนวณ VAT, และวิธีฝัง QR PromptPay เพื่อให้ลูกค้าจ่ายได้ทันที
ถ้าคุณเป็น freelancer ในไทย เคยใช้เวลาเกือบครึ่งชั่วโมงในการออกใบแจ้งหนี้หนึ่งใบไหมครับ? เปิด Word, copy template เก่ามาแก้, ใส่เลขใบใหม่, แนบสลิป QR แยกใน LINE — แล้วลูกค้าก็ยังถามอยู่ดีว่า "โอนยังไง?"
บทความนี้จะสรุปให้ครบ: ใบแจ้งหนี้ต้องมีอะไร, แตกต่างจากใบเสร็จยังไง, คำนวณ VAT แบบไหน, และทำไมการฝัง QR PromptPay ในใบเลยถึงประหยัดเวลามาก
ใบแจ้งหนี้คืออะไร และต่างจากใบเสร็จยังไง
ใบแจ้งหนี้ (Invoice) คือเอกสารที่ผู้ขายส่งให้ผู้ซื้อ เพื่อ "แจ้งให้ทราบว่าต้องจ่ายเงินจำนวนเท่าไร" — ออกก่อนรับเงิน
ใบเสร็จรับเงิน (Receipt) คือเอกสารที่ผู้ขายออกให้ผู้ซื้อ "หลังรับเงินแล้ว" เพื่อยืนยันว่าได้รับเงินจริง
ใบเสนอราคา (Quotation) คือเอกสารเสนอราคาก่อนตกลงงาน — ลูกค้ายังไม่ผูกพันต้องจ่าย
ใบแจ้งหนี้ต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง
ใบแจ้งหนี้ที่ดูเป็นมืออาชีพและใช้ส่งให้ลูกค้าได้ ต้องมีข้อมูลครบ 7 ส่วน:
- ชื่อเอกสาร: เขียนคำว่า "ใบแจ้งหนี้" หรือ "Invoice" ให้ชัดเจน
- เลขที่ใบแจ้งหนี้: format ที่นิยมคือ INV-2026-0001 (รัน sequence ตามปี)
- วันที่ออก + วันครบกำหนดชำระ
- ข้อมูลผู้ขาย (คุณ): ชื่อ-สกุล หรือชื่อแบรนด์, ที่อยู่, เบอร์, อีเมล, เลขประจำตัวผู้เสียภาษี (ถ้ามี)
- ข้อมูลผู้ซื้อ: ชื่อบริษัท/ลูกค้า + ที่อยู่ + เลขผู้เสียภาษี (สำหรับลูกค้านิติบุคคล)
- รายการสินค้า/บริการ: คำอธิบาย, จำนวน, ราคาต่อหน่วย, ราคารวม
- ยอดรวม: subtotal, VAT 7%, ยอดสุทธิ + ช่องทางชำระเงิน (เลขบัญชี/QR PromptPay)
เลขที่ใบแจ้งหนี้ควรตั้งยังไง
ไม่มีรูปแบบบังคับตามกฎหมาย แต่หลักการคือต้อง unique และ trace ย้อนหลังได้:
- INV-2026-0001 — รัน 4 หลักตามปี ใหม่ทุกปี (นิยมที่สุด)
- 2026/0001 — แบบบริษัทใหญ่
- INV-001 — แบบ freelancer มือใหม่ (ระวังจะหมดเลข)
BillKub gen เลขให้อัตโนมัติตาม prefix ที่คุณตั้งใน /settings — ไม่ต้องนับเอง
VAT 7% — รวมในราคาหรือบวกเพิ่ม?
ขึ้นอยู่กับว่าคุณจดทะเบียน VAT แล้วหรือยัง:
- ยอดรายได้ < 1.8 ล้าน/ปี: ไม่ต้องจด VAT — ไม่ต้องเก็บ VAT จากลูกค้า ใบแจ้งหนี้ไม่ต้องแสดง VAT
- ยอดรายได้ ≥ 1.8 ล้าน/ปี: ต้องจด VAT — ต้องบวก 7% เพิ่มจากราคา (หรือคำนวณแบบรวม VAT แล้วก็ได้)
ทำไมต้องฝัง QR PromptPay ในใบ
ปัญหาเดิม: ส่งใบแจ้งหนี้ทาง LINE → ลูกค้าต้องเปิดใบดูยอด → กลับไปแอปธนาคาร → พิมพ์เลขบัญชี/ยอดเอง → กดโอน → ส่งสลิปกลับ — มี 5 step ที่พลาดได้
ฝัง QR PromptPay ในใบเลย: ลูกค้าเปิดใบ → สแกน QR → ยอดและบัญชีถูกต้องอัตโนมัติ → กดยืนยัน — เหลือ 3 step
- ลูกค้าจ่ายเร็วขึ้น (จากประสบการณ์ user เฉลี่ย 30 วินาที)
- ไม่มีโอนผิดยอด (ยอดถูกฝังใน QR)
- ไม่มีโอนผิดบัญชี (เลข PromptPay ถูกฝังใน QR)
- ดูเป็นมืออาชีพมากกว่าส่งเลขบัญชีตัวหนังสือ
วิธีออกใบแจ้งหนี้ใน BillKub (5 นาที)
- เปิด /invoice-maker — ไม่ต้องสมัครสมาชิก
- กรอกข้อมูลผู้ซื้อ: ชื่อลูกค้า, ที่อยู่ (เลือกจาก Customer DB ได้ถ้าเคยเก็บไว้)
- เพิ่มรายการ: คำอธิบาย, จำนวน, ราคา — ระบบรวมยอดให้เอง
- ใส่เบอร์ PromptPay หรือเลือกบัญชีธนาคารที่ตั้งไว้ใน /settings
- กดดาวน์โหลด PDF — ส่งให้ลูกค้าทาง LINE/email
คำถามที่พบบ่อย
ใบแจ้งหนี้ที่ออกจาก BillKub ใช้เป็นหลักฐานทางกฎหมายได้ไหม?
ใช้ได้สำหรับการแจ้งเก็บเงินระหว่างคู่ค้า — ถ้าต้องการใบกำกับภาษีจดทะเบียน VAT ใส่เลขประจำตัวผู้เสียภาษี 13 หลักในส่วนผู้ขายได้เลย แต่ BillKub ไม่ใช่ระบบบัญชีเต็มรูปแบบ (ไม่ใช่ e-Tax Invoice ของสรรพากร)
ลูกค้าไม่จ่ายภายในวันครบกำหนดทำยังไง?
ส่งใบแจ้งหนี้ฉบับเดิมซ้ำพร้อมข้อความติดตาม — ใน BillKub สร้าง duplicate แล้วเปลี่ยนวันออก/ครบกำหนดได้ในคลิกเดียว
ออกใบเสร็จต่อจากใบแจ้งหนี้ยังไง?
เปิดเอกสาร history → กดปุ่มลูกศร "ดำเนินการเป็นใบเสร็จรับเงิน" (Pro) — ระบบ copy ข้อมูลทุก field ให้ใหม่ ใส่เลขใบเสร็จใหม่ พร้อมส่งให้ลูกค้าทันที
QR PromptPay ใช้กับธนาคารไหนได้บ้าง?
ทุกธนาคารในไทยที่รองรับ PromptPay — K PLUS, SCB EASY, KMA, Bualuang, Krungthai NEXT ฯลฯ ใช้ standard EMVCo เดียวกับสติ๊กเกอร์ที่เห็นตามร้านค้า